○電子計算組織の管理運営に関する規程
平成25年3月25日
訓令第15号
(趣旨)
第1条 この訓令は、南但広域行政事務組合(以下「組合」という。)の電子計算組織の共同利用について、適正な管理運営を図るとともに、個人情報の保護と組合を組織する市(以下「関係市」という。)の事務の簡素効率化を推進するため必要な事項を定めるものとする。
(1) 電子計算組織 与えられた処理手順に従い、記録、判断、演算その他の事務を自動的に処理する電子的機器の組織をいう。
(2) 個人情報 個人又は法人その他団体等(以下「個人等」という。)に関する情報で個人等を識別することができるものをいう。
(3) 電子計算機 南但広域行政管理センター内に設置の電子計算機器をいう。
(4) 記録媒体 情報が電子的に記録されている磁気テープ、磁気ディスク、フロッピーディスク等をいう。
(5) データ 電子計算組織の利用に係る、入出力帳票に記録された情報及び記録媒体という。
(6) ドキュメント 電子計算組織を稼働させるための、システム設計書、プログラム説明書、操作手引書その他取扱要領及び仕様書等をいう。
(7) 端末措置 関係市に設置し、電子計算機と通信回線により接続されているデータの入出力機器をいう。
(8) 電算処理 電子計算機及び端末措置に情報を記録させ、定められた手順に従いデータを処理することをいう。
(9) 操作員番号 端末装置の操作を命ぜられた者であることを証する識別番号(暗証番号)をいう。
(10) システム 一つの目的を遂行するためのいくつかの単体、機能等が有機に結合したものをいう。
(11) オンラインシステム 電子計算機と端末装置とを、通信回線等で結合したシステムをいう。
(12) プログラム 定められた一連の作業を指令するための手順を、電子計算機に精密に記述したものをいう。
(組合管理者の責務)
第3条 組合管理者は、電子計算組織の運営に当たっては、住民の基本的人権を尊重し、個人情報を保護するために必要な措置を講じなければならない。
(処理事務の範囲)
第4条 電子計算組織によって処理する事務の範囲は、関係市の機関が所掌する事務のほか、組合管理者が特に必要と認めた機関の事務とする。
(電子計算組織等の管理)
第5条 組合管理者は、電子計算組織及びその附属設備並びに関連機器等について、災害、盗難及び破壊等を未然に防ぐよう努めなければならない。
(事務の委託)
第6条 組合管理者は、電子計算組織に係る事務の全部又は一部を、他に委託して処理することができる。
2 前項の規定により事務処理を委託する場合は、個人情報の保護について必要な措置を講じなければならない。
(運用管理委員会の設置)
第7条 電子計算組織の適正な管理運営を図るため、電算業務運用管理委員会(以下「運用管理委員会」という。)を置く。
(運用管理委員会の所掌事務)
第8条 運用管理委員会は、次に掲げる事項を調査審議し、必要に応じてその結果を組合管理者に報告する。
(1) 電子計算組織の運用に係る事項
(2) 電子計算機器の導入に係る事項
(3) 電算処理計画及び電算処理状況
(4) その他電子計算組織並びに電算処理の運用及び管理に関する重要な事項
(運用管理委員会の組織)
第9条 運用管理委員会は、電算業務を共同処理している関係市の総務課長をもって組織する。
(職員の責務)
第10条 職員は、一致協力して業務の円滑な推進を図るとともに、機器に対する知識の修得と処理技術の練磨に努めなければならない。
2 事務の総括は、総務課長の職にある者が当たる。
(電算処理の区分)
第11条 電算処理の区分は、次に定めるところによる。
(1) 定例処理 定期的、継続的に業務を処理するものをいう。
(2) 新規処理 新たに業務を処理するものをいう。
(3) 変更処理 定期処理のシステム及びプログラムを修正し、又は変更して業務を処理するものをいう。
(4) 臨時処理 定期処理のデータを利用して、臨時的に処理するものをいう。
(電算処理手続)
第12条 関係市は、前条の電算処理を必要とするときは、次に定める処理手続を行うものとする。
(1) 定期処理 必要とする日前3日までに電算業務定期処理依頼書(様式第1号)を提出しなければならない(依頼書は電送も可とする。)。
(2) 新規処理 処理を開始しようとする12月前までに電子計算組織による事務処理依頼書(様式第2号)を提出する。
(3) 変更処理 変更処理が必要となった場合は、処理開始日の2月前までに電子計算組織による事務処理依頼書を提出する。
(4) 臨時処理 臨時処理が必要となった場合は、次に定める期日までに電子計算組織による事務処理依頼書を提出する。
ア プログラムの新規作成は、データの一部作成が必要なものは処理開始前3月まで
イ 既存のプログラムを一部修正して処理できるものは、処理開始前2月まで
ウ 既存のプログラムで処理できるものは、処理開始前1月まで
2 新規処理、変更処理及び臨時処理について総務課長は、その処理の諾否を決定して依頼のあった関係市の運用管理委員にその旨を通知してするものとする。
(記録情報使用の承諾)
第13条 前条第1項の電算処理手続中、電子計算組織による事務処理依頼書の作成に当たって依頼課長の属さない課の所管する記録情報を使用して電算処理をしようとするときは、あらかじめその使用に関して当該記録情報を所管する課の長の承諾を得たものでなければならない。
(情報処理計画)
第14条 総務課長は、毎月15日までに翌月の月間情報処理計画を策定し、関係市の運用管理委員に通知しなければならない。
(記録情報の公表)
第15条 総務課長は、電子計算組織による処理項目及び住民情報記録項目について毎年3月末現在の状況を4月30日までに関係市の運用管理委員に公表しなければならない。
(データの保護)
第16条 管理担当の係長は、データの全部又は一部について複写し、若しくは消去し、又は廃棄するときは、データ保護のため必要かつ適切な措置を講じなければならない。
(ドキュメントの管理)
第17条 管理担当の係長は、ドキュメントを作成するに当たり標準化及び効率化に努めるとともに、保管について適切な措置を講じなければならない。
(電子計算機等の管理)
第18条 電子計算機及び関係附属設備等は、管理担当の係長が管理する。
2 管理担当の係長は、電子計算機等の操作について、業務に支障を来さないよう必要な措置を講じなければならない。
(操作員の健康管理)
第19条 管理担当の係長は、電子計算機等の操作員の健康管理について必要な措置を講じなければならない。
(端末装置の管理)
第20条 管理担当の係長は、電子計算機及び端末装置の適正な管理運用を図るため常に管理状況を把握するとともに必要な措置を講じなければならない。
2 端末装置の操作員番号の付与、業務の利用権限の調整及び個人情報の保護を適正に管理するため、関係市に端末装置管理責任者を置く。
3 前項の端末装置管理責任者は、関係市の業務担当課長とする。
4 端末装置の適正な管理運用を行うため、関係市にクライアント・サーバ管理責任者を置く。
(端末装置に係るデータの保護措置)
第21条 業務担当の係長は、端末装置に技術的なデータ保護措置を講じ、電子計算機に記録されたデータの保護に努めなければならない。
2 総務課長は、毎年4月末現在の端末装置操作員登録の状況を、関係市長に報告しなければならない。
(端末装置の使用時間)
第23条 端末装置を関係市の通常業務に使用できる時間(以下、「使用時間」という。)は、月曜日から金曜日(ただし、国民の祝日に関する法律(昭和23年法律第178号)に規定する休日(以下「祝日法による休日」という。)及び12月29日から翌年の1月3日までの日(祝日法による休日を除く。)を除く。以下、「平日」という。)の午前8時30分から午後5時15分までとする。
2 前項に規定する使用時間以外における端末装置の使用可能時間の範囲は、次のとおりとする。ただし、管理担当の係長は、電子計算組織のメンテナンス等により使用を停止することができる。この場合には、あらかじめ関係市に通知するものとする。
(1) 平日の午前7時から午前8時30分まで及び平日の午後5時15分から午後11時まで
(2) 平日以外の日の午前7時から午後11時まで
4 第2項の使用可能時間において、証明書等(端末装置で印刷可能なもので関係市において定められたもの)を発行し、又は交付するために、端末装置を使用することはできない。
5 第2項の使用可能時間に係る電子計算組織の障害については、管理担当の係長は、緊急時連絡体制を整えて対応するものとする。ただし、この場合において、端末装置の使用方法に関する問い合わせ対応は行わない。
(事故対策と保守措置)
第24条 総務課長は、災害、盗難等に備え、電子計算機室及び関係附属施設に必要な保守措置を講じなければならない。
2 総務課長は、電子計算機室等に重大な事故が発生したときは、速やかに事故の経緯及び被害状況等を調査し、組合管理者に報告するとともに、その復旧のために必要な措置を講じなければならない。
(立入りの制限)
第25条 管理担当の係長は、電子計算機の装置及び記録媒体が保管されている場所に第10条に規定する職員以外の者を立ち入らせてはならない。ただし、総務課長が特に必要と認める場合は、この限りではない。
(補則)
第27条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。
附則
この規則は、平成25年4月1日から施行する。
附則(令和元年7月3日訓令第1号)
この訓令は、令和元年7月3日から施行する。
附則(令和2年3月16日訓令第2号)
この訓令は、公布の日から施行する。ただし、第2条の規定は、令和2年7月1日から施行する。
